いまさら聞けないBIツール!?BI分析ツールの基本情報を分かりやすくご紹介

BIツールは、集計や分析、そして可視化を実現するソフトウェアでBI分析ツールとも呼ばれます。企業内に存在している膨大なデータを収集・分析・視覚化することができるのがBI分析ツールで、導入することで迅速な意思決定およびアクションにつなげることができます。ただ、導入するときには操作性や必要な機能がそろっていること、そして既存データやシステムとの連携の可否など事前に確認することで最適なBI分析ツールであるのか否かが分かります。

そもそもBI分析ツールとはどのようなシーンで活用するツール?

BI分析ツールは単にBIツールと呼ばれることもありますが、会社の中で蓄積されているさまざまなデータの分析を実行し、現場および経営の意思決定をサポートします。BI分析ツールのBIは、ビジネスインテリジェンスを意味する略語で企業の意思決定に関する情報を提供するソフトの総称になります。具体的には、会社内に蓄積されているビッグデータを集め分析する、そして迅速な意思決定のための支援を提供することができるツールです。DXの推進とともにBI分析ツールの存在は企業活動にいて重要な役割を担っていますが、主な機能としては重回帰分析やクロス分析など統計学に基づいたデータを分析する機能やデータをさまざまなグラフやクロス集計表に変換してPDFやエクセル、CSVなどのファイル形式にレポート出力させる機能、レポートやグラフの作成を自動的に行うダッシュボード機能などが備わっているのが特徴です。そのため、BI分析ツールはデータの有効活用に役立てられていることが分かるのではないでしょうか。

BI分析ツールを成功させるポイント①:導入するポイントを明確にする

目まぐるしく変化し続ける現代のビジネスは、企業側は競合他社との差別化の目的で取得した情報をより活用しなければなりません。従来から行われているエクセルを利用した方法だけでは、蓄積されている情報の有効活用には限界があります。そこで、時間およびコストをかけて構築し続けていたデータの有効活用は、BI分析ツールを利用した高度な分析が求められるわけです。BI分析ツールは情報の重要性が高まっていることから注目を集めているわけですが、ツールを選ぶときには導入するためのポイントを明確にすることも重要です。BI分析ツールには魅力的な機能が多数備わっているわけですが、導入する目的を明確にせずに導入してしまうと使用する側の混乱を招く可能性も高くなりがちです。会社内でどのような課題を解決するためにBI分析ツールを導入するのか、もしくはどのようなシーンの中で効率化を求めるのかなど、具体的な事例を使うなどでツールを採用する目的をしっかり考えましょう。

BI分析ツールを成功させるポイント②:ツール活用のための教育を実施

BI分析ツールを使用することで社内の各システムに蓄積されているデータを集約および可視化を可能にするので、分析結果は従来よりも分かりやすくなり多くの人々が把握しやすくなるといったメリットがあります。基本的に、BI分析ツールは分析や解析など専門的な知識がない人でも活用できるよう設計が行われているソフトウェアですから、専門的知識がなくても問題解決に着手できるといわれています。仕様上において誰もが操作できるツールも登場していますが、それが適切な活用に繋がるものであるのか否かは別問題です。BI分析ツールの導入目的をはじめ、システム概要や活用方法、会社内での使用に置いてのルールなどは共有が必要不可欠です。使い勝手良いものはある程度の操作技術も必要になってきますので、ツールの操作やデータの解釈などについて従業員がそれぞれ適切に実行できるよう準備を進める、その一環としてBI分析ツールを適切な活用に導くための教育も欠かせません。

BI分析ツールを成功させるポイント③:現場の規模に合わせてスモールスタート

データ分析の効果は、グーグルやアマゾン、フェイスブックなどのSNSによりここ数年で一般的に認知されるようになりました。その中でも多くの注目が集まっているのが、高精度であると同時に効率的なデータ分析で意思決定をサポートする役割を担っているのがBI分析ツールです。BIはビジネスインテリジェンスの略語であり、会社の意思決定に関わる情報を提供してくれるアプリケーションといった位置づけです。社内の蓄積されているデータを収集・分析し迅速な意思決定を支援する、このような役割を持ちます。さまざまなベンダーが開発しているBI分析ツールですが、機能もいろいろなものが搭載されているため、必要な機能がどのようなものか、このような把握も大切です。組織の複雑化に伴いBI分析ツールの導入においての難易度は高くなりがちです。そのため、最初は1つの部署が抱えている課題を解決するシーンで導入してスモールスタートがおすすめです。そのたえ、いきなり大きな規模で導入を検討するのではなく、小規模スタートが理想的な考え方です。

BI分析ツールの活用方法①:複数データを収集してまとめる

社内のデータは個人が集めているものもあれば、部署内で共有しているものもあるなどさまざまです。個人レベルで集めているものは基本的にその人しか分からないものになりますので、共有を行って全員がその情報を活用できるようにしなければなりません。企業内のデータが各種デバイスやサーバー、クラウドなどに分散していると情報の有効活用が思ったように進まないといったデメリットがあります。このようなときBI分析ツールを使えば膨大なデータは一元化できますので、部署内だけでなく企業内全体での共有ができるようになるわけです。BI分析ツールの活用法にはいろいろな手法がありますが、複数のデータを収集してまとめるといった機能がありますので、分散されていたデータもツールを導入することで一元管理となり、より多くのスタッフがその情報にアクセスが可能になってきます。なお、情報が分散しているときには発見することができなかった課題や情報、BI分析ツールの導入によりスピード感を持つ発見および対応が可能です。

BI分析ツールの活用方法②:収集したデータを自動的に分析

BI分析ツールは、活用したいデータをツールに取り込むだけで自動的に分析してくる機能が備わっていますし、AIのアルゴリズムと組み合わせることができる製品もあるので、精度が非常高い分析も期待が高まります。BI分析ツールの自動的な機能は、工数を大幅に削減できる効果に繋がりますので作業効率アップにも良い効果を期待できるわけです。BI分析ツールは、専任の担当者を配置することなく従業員がそれぞれ求めている情報へのアプローチを実現してくれるもの、分析結果は効果的に活用できるなどのメリットを持ちます。今まで蓄積し続けていた情報は、エクセルなどのような従来からの方法では限界がありますし、エクセルもマクロを使うことで一定の作業をオートマチックに行えるようになりますが、これも分析の内容により難しいケースがある、さらにマクロを作るための知識なども求められます。BI分析ツールの場合、マクロはもちろん分析などの専門的な知識がない人でも活用できる強みもあります。

BI分析ツールの活用方法③:分析結果を可視化して共有

世の中には分析ツールと呼ばれるソフトは無数に存在していますが、その多くが解析などの知識が必要だったり専門家ともいえる先任者がいないと操作が難しいものが多く含まれます。高度な分析を可能にするためには、知識や先任者が必要といった常識を排除したのがBI分析ツールです。解析などを実行して得た結果が、単なる数字の羅列だけでは、それを見ても内容の把握をするためにはある程度の時間や知識などが求められます。数時間の把握の後に意思決定となっていては、業務の効率も悪くなりますし場合によってビジネスチャンスを逃してしまうといったケースもゼロとはいい切れません。数字の把握の後には、データ解析のための工数が発生しますが、BI分析ツールなら表およびグラフなど人間が直感的に把握しやすい情報へと変化させることができますので、分析結果を可視化した形で共有することができるわけです。さらに、BI分析ツールは結果の概要をリアルタイムで共有することができるので時間短縮にも良い効果を与えてくれます。

BI分析ツールの活用事例①:人事業務の効率化

企業内の人事部は、従業員が働く環境を整えるといった役割を持つ部署です。一般的には、採用の面談や採用した人材の配属先の手続き、既存の従業員の転勤などさまざまな役割を持ちますが、企業により個別面談が実施されることも少なくありません。大手企業になってくると従業員の数が数千人から数万人といった具合に人数が多くなりますので、個別面談での相談内容をまとめることが困難になりがちです。情報の入力だけならエクセルを使って集約させることもできますが、集めた情報を分析して他のデータに変えたいときにはそれなりの工数をかけてツールを開発しなければなりません。BI分析ツールは数千人もの多くの人々の相談内容をまとめることもできる機能が備わっていますので、ツールの開発などをせずにそのまま運用できるメリットがあります。BI分析ツールにより、人事情報を統合して可視化することで個別面談に要する工数を幅に削減し人事業務における業務効率を大幅に改善することができます。

BI分析ツールの活用事例②:営業戦略の要になりえるデータを分析

BI分析ツールの中にはクラウド型のツールもありますので、業務で使うパソコンに専用のソフトウェアをインストールしていない状態でもクラウドサーバーにアクセスすることで外出先でもデータ確認ができるメリットもあります。会社の中だけでなく、さまざまな場所でBI分析ツールの導入を検討している場合は、どのような形でツールにアクセスができるのか確認しておくと良いでしょう。特に、営業活動でBI分析ツールを利用する場合は、クラウド型を使えばネット環境がある限りどのような場所でもデータにアクセスできるわけですから役立つ存在になってくれることでしょう。売上成績やカスタマーサクセスに関するシステム、これらはいずれも分散しがちなデータの扱いになるので、BI分析ツールを導入してデータを集約しておけばリアルタイムに営業活動を可視化できるようになります。これにより適切な営業戦略の策定ができるようになるため、戦略的なマネジメントを実現することが可能になってくるわけです。

BI分析ツールの活用事例③:無駄な工数をかけることなくモノづくりを実現

製造業の中では、円滑なモノづくりを行うための作業工程の計画および管理が欠かせません。
また、製造業に限ったことではありませんが、製造した製品の品質を守るための管理でもある品質管理も欠かせないもの、作業標準や管理基準などの帳票を作成して進める企業は多いといえましょう。
このような帳票は、エクセルなどのオフィス系ソフトウェアで作り管理運営を行っている企業は多いかと思われますが、一度作成すれば終わりではなく問題が生じたときには改善内容を反映させなければなりませんし、製造に使用する設備機器が新しいものになったときにも内容を見直して製造装置にマッチするものに改編が必要です。
BI分析ツールを使うと、データによる品質管理ができますし、無駄がない工程および工数で製品づくりの策定が実現します。
販売の分野においても、BI分析ツールを在庫管理の中で導入しておけば過不足が起こりにくい製造計画の実現も可能になってきます。
BI分析ツールは、生産拠点に分散しているデータも結合可能ですから、サプライチェーンの中での全体的な管理ができます。

BI分析ツールの活用事例④:レポート作成の時間短縮

BI分析ツールの機能の一つに、レポート出力機能があります。
データをさまざまな形式のグラフに変換したり、クロス集計表に変換したり、PDFやエクセルなどさまざまなファイル形式に出力することができる機能が備わっています。
一般的にBI分析ツールはCSVの出力も可能になりますので、データベースにデータを登録したいときなどインポートの可能性も高まるのではないでしょうか。
グラフなどの図形による数値化は目で見てわかる情報に変換できるわけですから、可視化により簡易的に状況を把握できるようになりますし、さまざまなファイル形式に変換が実現することで共有も行えるようになります。
事業規模が大きくなることで、組織は複雑化して来るため経営儒教の把握も困難になりがちです。
業務フローも形式化が進んで意思決定の裁量についても分散されるので従業員のための説明資料も必要になってきます。
BI分析ツールには、データ分析の結果を可視化した出力が可能になる強みがありますので、経営状況の透明化やレポート作成業務の効率化を可能にします。

BI分析ツールの失敗例①:分析結果の活用方法が分からない

BI分析ツールは分析にかかる工数を大幅に削減できる、企業内で蓄積されているさまざまなデータの共有化および可視化ができるなど便利な機能が備わっています。
しかし、便利なBI分析ツールも適切な導入や活用ができないと最初のうちは物珍しさなどで操作していてもそのうち活用意義を感じないなどの理由でツールを使わないなど、このような結果になることもゼロとはいい切れません。
さまざまな要因はありますが、分析結果の活用方法が良く分からないなどの理由で導入を失敗に導いてしまう、このような要因も存在します。
企業活動内で本来役立つはずの分析を出力できない状況になっていると、ツールを使う人の数が減ってしまうことがあります。
BI分析ツールの導入目的が曖昧になっていると、現場でのニーズにそぐわない可能性が高まり最終的に誰も使わなくなってしまうといった事態になることもあるわけです。
そのため、BI分析ツールの導入においては活用方法や操作性などについて十分な検討が必要不可欠です。

BI分析ツールの失敗例②:ツールを使いこなせる人材が不足

BI分析ツールは、製品により操作性が異なり、中には操作が難しいものもあります。
一般的には、誰もが利用できるよう設計が行われているため導入しても従業員が使えないといった事態を招くことはない、このように過信しがちです。
操作そのものが容易なBI分析ツールも多くありますが、データベースと連携を行ったり分析内容に基づいた統計学的な解釈、これらは専門的な知識が必要になることも少なくありません。
企業内に情報部門があればそのような部署には専門家が在籍しているため、操作手順などを分かりやすくしたマニュアルを作成してもらうこともできますし、より簡単に操作できるようにするためのアイディアを出してもらうこともできるわけです。
しかし、情報部門がなかったり多忙などの場合はツールの活用が困難になってきます。
さらに、特定な人だけしか触ることができない、このような状況では活用度合いに隔たりが生じてしまうこともあるなど、BI分析ツールを使いこなせる人材がいないとツールの活用は難しいものになります。

BI分析ツールの失敗例③:ツールを業務フローに活用しきれていない

BI分析ツールに限ったことではありませんが、企業内に新システムを導入するときには混乱が起こりやすいため十分な配慮が欠かせません。
混乱にならないためにも、導入前に現在の業務フローの確認が必須で、これに加えてBI分析ツールをどのように活用するのかめいかくにしておくことが大切です。
仮に、BI分析ツールが職場の事情と整合性が合わないと、非効率になることもあるので注意が必要です。
基本的に、導入するときにはなぜ導入するのか明確にすること、適切な活用のための社員教育を実施すること、そして規模的には比較的小規模であり特定の部署が抱えている課題を取り上げてそこから始めるといったスモールスタートが最適です。
導入する理由を明確にすることや教育、そしてスモールスタートはBI分析ツールを導入する中で成功に導くためのポイントになってきます。
また、導入したけれどもうまく運用できないといった失敗の原因もこれらのポイントが隠れていることを把握しておくと良いでしょう。

BI分析ツールに関する情報サイト
BI分析ツールの基本情報

このサイトでは、ビジネスシーンで活用するツールの一つでもあるBIツールとは何をすることができるのか、導入することでどのようなメリットや業務の改善ができるのか、基本情報を分かりやすくご紹介しています。ここで紹介している内容は、BI分析ツールを導入するときの製品選び方や利用頻度とコストが合っているのか否かを確認することが大切といった点です。いろいろなベンダーがサービスを提供していますので、効果的な製品を選ぶことがポイントです。

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